ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO” informujemy, że administratorem danych osobowych (dalej jako: „Administrator") jest Holding KW sp. z o.o, Aleja Wojciecha Korfantego 138 a, 40-156 Katowice, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy pod numerem KRS 0000684374, NIP 9542779935, REGON 367796977, e-mail: sekretariat@holdingkw.pl

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora można uzyskać informację, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych – Panem Marcinem Zemłą w następujących formach: przesyłając informację na adres e-mail: marcin@informatics.jaworzno.pl, telefonicznie pod numerem: 668416144 lub 600991705, listownie i osobiście pod adresem siedziby Administratora.

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z realizacją jego działalności, w szczególności w następujących celach:

1. 1) prowadzenia bieżącej działalności spółki oraz optymalizacji jej funkcjonowania;
2. 2) sprawowania nadzoru właścicielskiego nad spółkami zależnymi;
3. 3) zawierania i realizacji umów, w tym kontaktu przed zawarciem umowy, wykonywania i rozliczania umów;
4. 4) prowadzenia procesów rekrutacyjnych (bieżących i przyszłych – jeżeli wyrażono na to zgodę);
5. 5) wykonywania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, w szczególności:
   1. a) wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych,
   2. b) udostępniania danych uprawnionym podmiotom (np. sądom, prokuraturze, organom administracji publicznej);
6. 6) dochodzenia, ustalenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
7. 7) prowadzenia korespondencji i obsługi kierowanych do Administratora zapytań (listownie, e-mailem, telefonicznie, za pośrednictwem formularzy kontaktowych);
8. 8) realizacji innych prawnie uzasadnionych interesów Administratora, wskazanych poniżej.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora są:

1. 1) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą – w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (np. zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach);
2. 2) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. zawarcie i realizacja umów z kontrahentami, zleceniobiorcami);
3. 3) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze – w zakresie, w jakim przetwarzanie jest konieczne dla wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności:
   1. a) ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych,
   2. b) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
   3. c) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
   4. d) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
   5. e) ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami,
   6. f) ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym,
   7. g) wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw;
4. 4) art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym – w zakresie, w jakim działalność Administratora obejmuje realizację zadań o takim charakterze (jeżeli dotyczy);
5. 5) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest m.in.:
   1. a) kontakt z osobami współpracującymi z Administratorem w związku z realizowanymi umowami,
   2. b) dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
   3. c) zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego i informatycznego,
   4. d) prowadzenie korespondencji,
   5. e) prowadzenie działań analitycznych i statystycznych dotyczących działalności Administratora.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych), podstawą przetwarzania mogą być odpowiednie przepisy art. 9 RODO, w szczególności art. 9 ust. 2 lit. b) RODO (przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego).

KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

W zależności od relacji z Administratorem i celu przetwarzania, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

1. 1) dane identyfikacyjne, takie jak: imię, nazwisko, PESEL, numer dokumentu tożsamości;
2. 2) dane kontaktowe: adres zamieszkania lub adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu;
3. 3) dane dotyczące zatrudnienia i współpracy: stanowisko, miejsce pracy, dane pracodawcy, zakres obowiązków, przebieg zatrudnienia (w tym dane w dokumentach rekrutacyjnych – CV, list motywacyjny);
4. 4) dane dotyczące zawieranych umów i ich realizacji: dane stron umowy, dane pełnomocników, dane wymagane do rozliczeń finansowych (np. numer rachunku bankowego);
5. 5) dane wymagane przepisami prawa (w szczególności prawa pracy, prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości);
6. 6) inne dane, które osoba, której dane dotyczą, przekazuje Administratorowi w związku z kontaktem, zawarciem umowy lub współpracą.

W przypadku przetwarzania danych szczególnych kategorii (np. danych o stanie zdrowia w procesach rekrutacyjnych lub zatrudnieniu) – zakres tych danych jest ograniczony do niezbędnego minimum wynikającego z przepisów prawa.

ŹRÓDŁO PRZEKAZYWANIA DANYCH

Co do zasady, dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą – podczas kontaktu, zawierania umowy, w procesie rekrutacji lub w trakcie współpracy z Administratorem. Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, mogły one zostać pozyskane w szczególności: od podmiotu, który jest stroną umowy zawartej z Administratorem (np. pracodawcy, kontrahenta, spółki zależnej), od innego uprawnionego podmiotu współpracującego z Administratorem, z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł (np. Krajowy Rejestr Sądowy, CEIDG, rejestry zawodowe). W takim przypadku przetwarzane mogą być dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko), dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e-mail), informacje o stanowisku, funkcji, miejscu zatrudnienia oraz inne dane przekazane Administratorowi w związku z realizacją współpracy.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie:

1. 1) przez okres wymagany przepisami prawa dotyczącymi przechowywania dokumentacji, zasad jej klasyfikowania i archiwizacji (w tym przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach);
2. 2) przez okres trwania umowy zawartej z Administratorem, a po jej zakończeniu – przez okres konieczny do pełnego rozliczenia stron oraz do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z takiej umowy (zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego);
3. 3) w zakresie rozliczeń podatkowych – przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, tj. co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
4. 4) w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody przez osobę, której dane dotyczą, lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przetwarzania lub przechowywania danych.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych osobowych mogą być: osoby upoważnione przez Administratora (pracownicy i współpracownicy) – w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań; podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi, w szczególności: usługi prawne i doradcze, usługi księgowe i podatkowe, usługi informatyczne i serwisowe, usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych; organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej) – w zakresie, w jakim istnieje odpowiednia podstawa prawna ujawnienia danych.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA OBSZAR EOG

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach doszłoby do takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z określonych usług informatycznych), nastąpi to wyłącznie na zasadach przewidzianych w rozdziale V RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską). Informacja o takim przekazaniu będzie wówczas przekazywana osobom, których dane dotyczą, w odpowiedniej klauzuli szczegółowej.

DOBROWOLNOŚĆ LUB OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH I KONSEKWENCJE NIEPODANIA

1. 1. Podanie danych osobowych może być:
   1. 1) wymogiem ustawowym (wynikającym z przepisów prawa),
   2. 2) warunkiem zawarcia lub wykonania umowy,
   3. 3) dobrowolne, lecz niezbędne do skorzystania z określonej usługi lub udziału w danym procesie (np. rekrutacji),
   4. 4) dobrowolne – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. zgody marketingowe, zgody na przyszłe rekrutacje).
2. 2. W sytuacjach, w których podanie danych jest:
   1. 1) obowiązkiem ustawowym – konsekwencją niepodania danych może być np. brak możliwości zawarcia lub wykonania umowy, dokonania rozliczeń, spełnienia wymogów prawa;
   2. 2) warunkiem zawarcia umowy – niepodanie danych uniemożliwi zawarcie lub realizację umowy;
   3. 3) dobrowolne – niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości skorzystania z danego procesu lub usługi (np. brak udziału w danej rekrutacji, brak możliwości otrzymywania informacji marketingowych).
3. 3. Szczegółowe informacje w tym zakresie mogą być doprecyzowane w odrębnych klauzulach informacyjnych przekazywanych przy zbieraniu danych.

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. 1) Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza dane osobowe, a jeżeli tak, to w jakim zakresie, oraz otrzymania kopii danych;
2. 2) Prawo sprostowania danych – żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
3. 3) Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO;
4. 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach określonych w RODO (np. kwestionowanie prawidłowości danych, sprzeciw wobec przetwarzania);
5. 5) Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi, w zakresie przewidzianym w RODO;
6. 6) Prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
7. 7) Prawo do cofnięcia zgody – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, mogą Państwo w każdej chwili cofnąć tę zgodę. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
8. 8) Prawo wniesienia skargi – wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób, który polegałby na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji wobec osób, których dane dotyczą, w tym nie są profilowane w rozumieniu RODO. Oznacza to, że żadne decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osoby, których dane dotyczą, nie są podejmowane wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych.